Stappen en rollen
In dit document staan de samenwerkingsafspraken die gemaakt zijn in het kader van het convenant huisvesting zorgafhankelijke groepen. Per stap in het proces staat beschreven wat er van alle partijen wordt verwacht. Dit document kan worden aangepast als dat nodig is. Iedere partij kan hiervoor een voorstel doen in het gebruikersoverleg.
De werkafspraken worden beheerd door Delft Support. Zij zijn penvoerder van dit document
Stap 1: Verblijf in instelling
De zorgaanbieder
- Verzorgt intake en plaatsing
- Verschaft informatie over opties uitstroom aan de client
- Ondersteunt client bij inschrijving Woonnet Haaglanden aan de start van traject
- Houdt inschrijving Woonnet haaglanden up-to-date
- Stelt begeleidingsplan op
- Werkt aan doelen
- Bereidt client voor op zelfstandig wonen in gemeente van uitstroom
- Evalueert begeleidingsplan
- Doet melding convenantgesprek (verzoek voor uitstroom client sturen naar wmo@delftsupport.nl )
- Bereid convenantgesprek voor met de client
Delft Support
- Stelt indicatie voor verblijf in de instelling of de nachtopvang (omdat er ook sprake kan zijn van een ambulante indicatie bij daklozen)
- Geeft voorlichting over uitstroommogelijkheden (verwachtingsmanagement)
- Maakt z.s.m. de uitstroomroutes bespreekbaar (incl voorwaarden convenant)
- Legt uitstroomroute vast in ondersteuningsplan
- Heeft casemanagement bij problemen
- Evalueert na afgesproken tijd
Stap 2: Convenantgesprek (uitstroomgesprek)
Delft Support
- Toetst of iemand op gesprek mag komen (contra indicaties)
- Toetst tijdens gesprek of iemand aan de voorwaarden voldoet
- Legt tijdens gesprek uit dat je in principe uitstroomt naar gemeente van herkomst, tenzij er zorginhoudelijke argumenten zijn om hiervan af te wijken
- Bepaald of client in aanmerking komt voor convenantcontract (zie stap 3)
- Neemt toekenning of afwijzing op in het verslag (met argumenten)
- Brengt advies uit over begeleiding na uitstroom
- Wijst client op rechten en plichten na toekenning (eenmalig aanbod, verplichte begeleiding)
- Verwijst naar alternatieve routes (indien client niet in aanmerking komt)
De zorgaanbieder
- Voert convenantgesprek met Delft Support/client/zorgaanbieder
Stap 3a: besluit uitstroom (binnen Delft)
Delft Support
- Beoordeelt aanvraag op basis van formele criteria:
- Client is klaar om uit te stromen uit instelling
- Client heeft begeleiding (WMO indicatie) nodig bij zelfstandig wonen
- Delft is de gemeente waar client de meeste kans heeft op herstel
- Stelt convenantverslag op met uitstroomrichting en vervolgindicatie
- Maakt gebruik van collegiale intervisie/onderling afstemmen bij casuïstiek
De zorgaanbieder
- Bij uitstroom naar convenant: vult aanmeldformulier in
- Vult codering (zelfredzaamheidsmatrix) in op aanmeldformulier (is gebonden aan privacywetgeving)
- Meldt client aan bij Procesondersteuning Delft
- Draagt zorg voor uploaden documenten en up to date houden Woonnet haaglanden
- Geeft duidelijk aan wat de wooneisen in het zoekprofiel
Stap 3a: besluit uitstroom (binnen Delft)
Delft Support
- Brengt advies uit op basis van formele criteria:
- Client is klaar om uit te stromen uit instelling
- Client heeft begeleiding (WMO indicatie) nodig bij zelfstandig wonen
- Westland/PN/MD is de gemeente waar client de meeste kans heeft op herstel
- Stelt convenantverslag op met uitstroomadvies (in afstemming met lokale toegang)
- Bij uitstroom buiten Delft dient te worden afgestemd met de lokale wmo adviseur ivm het afgeven van een ambulante indicatie. Dit werkproces moet nog worden vormgegeven.
- Neemt wooneisen en andere relevante info voor plaatsing duidelijk op in het verslag
- Meld client aan bij gemeente van uitstroom: documenten verzamelen en doorsturen naar contactpersoon
- Checkt of de aanmelding in de regio goed is ontvangen en client daadwerkelijk op de lijst staat
Stap 4: Bemiddeling
Gemeente (procesondersteuning)
- Stuurt bevestiging van ontvangst aanmelding (aan DS en ZA)
- Plaatst client op de bemiddelingslijst
- Stuurt bevestiging dat client op de lijst staat (aan DS en ZA)
Zorgaanbieder
- Heeft codering ingevuld op aanmeldformulier
- Monitort of woningaanbod tijdig volgt en/of on hold staat
- Signaleert knelpunten in gebruikersoverleg
- Ondersteunt client bij acceptatie eenmalig woningaanbod
Delft Support
- Controleert of verslag compleet is met alle wooneisen
- Signaleert knelpunten in gebruikersoverleg
Woningcorporatie
- Stemt informatie verhuurder (codering) intern af tussen verhuurmakelaar en sociaal beheer
- Bij twijfel over plaatsing: neemt contact op met zorgaanbieder voor intake client
- Doet aanbod op basis van wooneisen in het verslag
- Monitort op langwachtenden op de wachtlijst
- Signaleert knelpunten in gebruikersoverleg (bv deze wooneis is niet haalbaar) incl. evt plan van aanpak maatwerk
Stap 5: Toewijzing
Woningcorporatie
- Verstuurt eenduidig woningaanbod zo dat dit altijd herkenbaar is als eenmalig aanbod (evt vooraf navraag doen bij zorgaanbieder of woningaanbod passend is, dan wel duidelijk maken dat dit geen officieel aanbod is) . Graag toevoegen hoe en naar wie dit verstuurt wordt, dit is vaak onduidelijk. Gaat dit bijvoorbeeld naar client of naar begeleider en per post, mail of via woonnet? En is de manier bij iedere woco hetzelfde?
Zorgaanbieder
- Checkt of woningaanbod in overeenstemming is met de zoekopdracht
- overlegt met woningcorporatie bij twijfel
- Informeert Delft Support bij toekenning woning
- Reageert op tijd op het eenmalige woningaanbod namens de client (is soms uitdaging!)
- Stelt binnen zes weken na verhuizing nieuw zorgplan op
Delft Support
- Bij afwijzing woningaanbod: checkt of het aanbod passend is (dus of afwijzing terecht is of niet)
- Zet indicatie om naar nieuwe indicatie op datum van verhuizing
Stap 6: Tekenen huurcontract
Woningcorporatie
- Organiseert tekenmoment en/of sleuteloverdracht
- Nodigt huurder en zorgaanbieder uit
- Communiceert rechten en plichten naar huurder
Zorgaanbieder
- Is aanwezig bij ondertekening huurcontract en/of sleutelmoment
- Bereidt het gesprek voor met de client
Stap 7: Tussentijdse evaluatie (na 1 jaar)
Woningcorporatie
- Is aanwezig bij evaluatiegesprek
Zorgaanbieder
- Is aanwezig bij evaluatiegesprek
- Bereidt het gesprek voor met de client
Delft Support
- Initieert het evaluatiemoment
- Nodigt woningcorporatie en zorgaanbieder uit
Stap 8: Tussentijds contract (gedurende bewoning)
Woningcorporatie
- Bij zorgen of problemen neemt woningcorporatie eerst contact op met de begeleider.
- Handig als hier per zorgaanbieder een telefoonnummer komt waar hen gebeld kan worden om de betrokken begeleider makkelijk te vinden.
- Indien geen contactgegevens bekend zijn: dan WMO van Delft support bellen via 14-015. Het loket van de Wmo weet wie de betrokken adviseur is.
- Bij uitsturen waarschuwingsbrief (bv bij niet betalen huur) wordt zowel de WMO-Delft support als zorgaanbieder geïnformeerd
- Stemt intern af dat bij convenantcontracten niet meldpunt bezorgd wordt benaderd, maar (eerst) de wmo consulent
Zorgaanbieder
- Stelt lijst beschikbaar van contactpersonen inclusief algemeen emailadres
- Geeft door aan woningcorporatie indien persoonlijk begeleider wijzigt
- Informeert Delft Support en woningcorporatie indien zorg niet geboden kan worden conform afspraken in zorgplan
Delft Support
- Bij wijziging van zorgaanbieder licht Delft support de woningcorporatie in
Stap 9a: Na twee jaar contract voortzetten onder reguliere voorwaarden
Woningcorporatie
- Initieert eindevaluatie bij afloop convenant contract. Vervangen door einddatum koppelbeding
- Nodigt zorgaanbieder en Delft Support uit
Zorgaanbieder
- Is aanwezig bij eindevaluatie
Delft Support
- Is aanwezig bij eind evaluatie
- Bepaald welke vervolgondersteuning er eventueel nog nodig is
- Wijst client erop dat de begeleiding vanaf nu vrijwillig is en los staat van het huurcontract.
Stap 9b: Contract beeindigen
Woningcorporatie
- Bij uitsturen waarschuwingsbrief (bv bij overlastklachten) wordt zowel Delft Support als zorgaanbieder geïnformeerd